Gestire un’azienda richiede molto impegno ed è importante prestare attenzione a moltissimi dettagli e procedure, soprattutto a livello amministrativo. Le responsabilità sono tante e tra queste quelle più impegnative ci sono quelle relative alla gestione delle scadenze.
Organizzare efficacemente le scadenze dei pagamenti, ad esempio, permette di non incorrere in problemi finanziari legati alle normative che impongono determinati tempi e aiuta alla buona reputazione dell’azienda.
Questo perché un’ottima gestione pagamenti dimostra professionalità e attenzione ai dettagli, tutte caratteristiche che trasmettono un’immagine affidabile e positiva di sé ai propri clienti.
Avere perciò una perfetta organizzazione in tale ambito è di grande aiuto non solo per controllare il corretto flusso finanziario, ma risulta fondamentale anche per mantenere ottime relazioni commerciali.
Gestione dei pagamenti: perché usare uno scadenzario
La gestione dei pagamenti all’interno di un’azienda, come accennato, richiede un’organizzazione precisa e accurata, soprattutto perché deve prendere in considerazione una grandissima mole di documenti.
Uno strumento di supporto fondamentale è quindi lo scadenzario pagamenti: un registro contabile dedicato all’annotazione delle diverse scadenze legate agli incassi e ai pagamenti, che possa fornire un quadro completo e soprattutto chiaro.
Questo strumento non si limita però solo a registrare le somme da riscuotere dai clienti o da versare ai fornitori, ma include anche rate da rispettare e pagamenti relativi a imposte e tasse.
Il suo utilizzo si dimostra cruciale per l’azienda, in quanto aiuta a evitare dimenticanze ed errori, garantendo il rispetto degli impegni economici aziendali, sia verso istituzioni, fornitori ma anche clienti ed eventuali dipendenti.
È anche estremamente utile per tenere traccia del flusso finanziario, così da monitorare con attenzione entrate e uscite. Questo servirà per assicurarsi che non vi siano ritardi, anche da parte dei debitori, ma è utile soprattutto per creare una strategia di miglioramento.
In altre parole, la gestione accurata delle scadenze tramite lo scadenzario ottimizza l’attività aziendale, consentendo di dedicare il proprio tempo ed energie all’aspetto produttivo dell’impresa senza preoccupazioni legate a possibili dimenticanze o inefficienze amministrative.
Strumenti per creare uno scadenzario
Appurato che uno scadenzario risulta essere necessario, la prossima domanda che ci si può porre riguarda il come realizzarne uno.
Non esiste un metodo unico o una regola assoluta, ognuno ha possibilità di creare lo scadenzario come più preferisce, ma di seguito daremo qualche indicazione in merito agli strumenti più utilizzati.
La tradizione cartacea
Uno dei metodi più comuni, almeno fino a qualche anno fa, era l’utilizzo di un semplice foglio di carta su cui venivano segnalate tutte le scadenze e le indicazioni importanti, trascritte a mano.
Questo può essere reso semplice dall’uso di quaderni che hanno già al loro interno righe e colonne, così da avere una struttura tabellare su cui fare riferimento.
La carta però ad oggi non viene usata praticamente più e il motivo è abbastanza intuibile: molto tempo consumato nella trascrizione dei dati e nei calcoli, facilità di commettere errori e difficoltà, talvolta, nell’interpretazione della scrittura (soprattutto se ci sono più mani a scriverci sopra).
Il foglio elettronico
Tra gli strumenti a disposizione, Excel rappresenta uno dei più efficaci per la creazione e la gestione dello scadenzario. Utilizzando le sue funzionalità di celle, righe e colonne, è possibile infatti inserire dettagliate informazioni sui pagamenti, come le date, gli importi dovuti e i beneficiari.
L’uso delle formule consente inoltre di calcolare automaticamente i totali parziali e il totale progressivo dei pagamenti, facilitando alcuni meccanismi.
Tuttavia, quando il numero delle scadenze diventa significativo, Excel può mostrare dei limiti, rendendone difficile ed errata la gestione su un unico foglio elettronico. Inoltre, non è da dimenticare che l’inserimento dei dati e la creazione del modello è manuale e facilmente manomissibile: questo significa che il rischio di errore è molto alto.
L’uso di software dedicati
L’adozione di software dedicati, come quelli inclusi in sistemi di fatturazione e gestione aziendale, tra tutti quelli proposti rappresenta l’opzione più efficiente per gestire le scadenze degli incassi e dei pagamenti aziendali.
Ciò perché questi forniscono una visione chiara e dettagliata di tutti i pagamenti in entrata e in uscita, includendo informazioni cruciali come la data di scadenza, il beneficiario o il debitore, la fattura correlata al pagamento, l’importo e la modalità di pagamento.
I calcoli sono automatizzati e quindi anche l’errore umano è ridotto al minimo, oltre alla possibilità di utilizzare numerose funzionalità avanzate, come avvisi automatici per le scadenze imminenti.
L’utilizzo di un software di questo tipo consente quindi di mantenere un controllo completo sullo scadenzario, migliorando l’efficienza operativa e riducendo il rischio di errori o dimenticanze.